Petit guide à l’usage des conseils syndicaux

Le rôle et la composition du conseil syndical

La mission essentielle du conseil syndical est d’assister le syndic et de contrôler sa gestion. Il donne aussi un avis sur toute question concernant le syndicat des copropriétaires. Son rôle est fixé à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 qui établit ce cadre, complété par le décret du 17 mars 1967 qui détaille notamment les modalités d’accès aux pièces et le contrôle.

Les membres sont désignés par l’assemblée générale (AG) à la majorité de tous les copropriétaires. Le mandat ne peut excéder 3 ans, renouvelable.

Qui peut être élu ? Des copropriétaires ou, sous conditions, certains proches (conjoint, partenaire, etc.), à l’exclusion du syndic et de ses préposés.

Le conseil élit en son sein un président. Celui-ci coordonne les travaux, centralise les demandes, prépare les avis, signe les courriers du conseil, et peut mettre en demeure le syndic de convoquer une AG. À défaut de réponse du syndic sous 8 jours, le président peut convoquer lui-même l’AG (procédure et pièces à joindre à respecter).

Les missions essentielles du conseil syndical : assister, contrôler, relayer

Assister le syndic

Le conseil syndical accompagne le syndic dans la conduite quotidienne de la copropriété.

Côté administratif, il relit le contrat de syndic, propose des ajustements et veille à la mise en concurrence lorsqu’elle s’impose. Côté technique, il suit les visites d’immeuble, les sinistres et la programmation des travaux, en gardant le cap fixé par le plan pluriannuel de travaux (PPT), c’est-à-dire la feuille de route des interventions à prévoir sur plusieurs années. Côté financier enfin, il confronte les dépenses au budget et vérifie le calendrier des appels de fonds (sommes demandées aux copropriétaires pour financer les charges et les travaux).

Contrôler la gestion

Attention, contrôler ne signifie pas « se substituer ». Le conseil syndical demande l’accès aux pièces justificatives (comptabilité, contrats, relevés bancaires du compte séparé), vous vérifiez la cohérence des écritures, la répartition des charges et l’exécution des marchés.

Il suit aussi la mise en œuvre des décisions de l’assemblée générale et l’avancement des chantiers votés. Ce contrôle a pour objectif de sécuriser la copropriété et de responsabiliser l’ensemble des prestataires.

Un lien entre syndic et copropriétaires

Le conseil syndical joue le rôle de courroie de transmission entre le syndic et les copropriétaires. Il doit ainsi expliquer les décisions dans un langage clair, diffuser des synthèses régulières et remonter les besoins du terrain. Un conseil syndical proactif et pédagogue parvient à prévenir les tensions et facilite ainsi les votes en AG.

Quelques exemples concrets des missions d’un conseil syndical

1. Préparation d’un ravalement de façade

Le conseil syndical constate que la façade présente des fissures et que la peinture s’écaille.

• Il propose à l’AG d’inscrire la question à l’ordre du jour.
• Il élabore un dossier de consultation (description du besoin, photos, planning, exigences de garantie décennale).
• Il organise des visites avec trois entreprises et établit un tableau comparatif des devis.
• En AG, il présente ce comparatif aux copropriétaires, ce qui facilite le vote en connaissance de cause.

 

2. Contrôle des comptes du syndic

En début d’année, le conseil demande au syndic le grand-livre comptable et les relevés du compte bancaire séparé.

• Il vérifie que les dépenses de nettoyage correspondent bien au contrat et que les factures sont conformes aux prestations annoncées.
• Il contrôle aussi la répartition des charges pour s’assurer qu’elles respectent le règlement de copropriété.
• En cas d’anomalie (facture réglée deux fois, prestation non exécutée), il alerte le syndic par écrit et fait inscrire la question à l’ordre du jour de l’AG.

 

3. Suivi des impayés de charges

Le conseil demande au syndic la liste des copropriétaires débiteurs.

• Il s’assure que des relances sont envoyées dans les délais.
• Il propose d’adopter en AG une résolution permettant des procédures rapides (mise en demeure, injonction de payer).
• Dans certains cas, il contacte directement le copropriétaire pour trouver un échéancier amiable, évitant ainsi un contentieux plus lourd et coûteux.

 

4. Réception des travaux d’un nouvel ascenseur

Après la modernisation de l’ascenseur, le syndic convoque les représentants du conseil syndical à la réception des travaux.

• Le conseil constate que certains éléments ne fonctionnent pas (alarme défectueuse, cabine mal ajustée).
• Il émet des réserves écrites et demande un calendrier précis de levée de ces réserves.
• Il s’assure que le solde du marché n’est payé qu’après la levée complète des réserves.

Pouvoirs et limites : ce que le conseil peut faire et ne pas faire

Ses pouvoirs sans mandat spécifique

Par principe, le conseil syndical assiste et contrôle. Il peut consulter les documents utiles, demander des explications, proposer des améliorations, solliciter l’avis d’un technicien (expert, architecte) et faire prendre en charge ses frais justifiés par le syndicat des copropriétaires.

En revanche, il ne décide pas à la place de l’AG et ses membres n’ont pas de rémunération (seuls leurs frais peuvent être remboursés).

Les actes nécessitant une délégation de l’AG

Dès qu’il s’agit de décider pour la copropriété, comme engager une dépense, signer un marché ou choisir un prestataire, il faut une délégation de pouvoirs.

L’AG peut alors confier au conseil une mission ponctuelle (par exemple finaliser un contrat dans un cadre précis) ou une délégation générale limitée aux décisions dites « simples », pour une durée déterminée, avec un plafond de dépenses et un compte rendu à la prochaine AG. Cette délégation encadre précisément l’action du conseil et évite les écarts ou les initiatives hors de son champ d’intervention.

La responsabilité des membres du conseil

Les membres du conseil peuvent engager leur responsabilité civile s’ils commettent une faute de gestion (agir hors mandat, signer sans habilitation, laisser perdurer un conflit d’intérêts). La responsabilité pénale reste plus exceptionnelle mais n’est pas théorique en cas de faux, de détournement ou d’atteinte à l’intégrité d’un document.

Les pièges à éviter

Il est préférable d’éviter d’ordonner une dépense sans délégation, de court-circuiter le syndic au lieu de formaliser ses demandes par écrit ou encore de travailler sans preuves (comptes rendus datés, tableaux de suivi, pièces archivées). Ce sont des réflexes simples qui permettent de préserver le conseil syndical et la copropriété.

Les bonnes pratiques pour un conseil syndical efficace

Organiser l’équipe et le travail

Attribuez des rôles clairs par thématique – finances, travaux, communication – et fixez un rythme de réunion réaliste et tenable pour chacun des membres. À chaque séance, un ordre du jour structuré (impayés, marchés et sinistres, décisions à préparer pour l’AG, etc.) vous aide à tenir le cap ; un compte rendu bref, diffusé rapidement, garde tout le monde informé et constitue une preuve utile en cas de contestation.

Fluidifier la relation avec le syndic

Désignez un canal unique et un interlocuteur principal pour éviter les demandes redondantes et contradictoires. Convenez ensuite d’un calendrier d’échanges et adoptez quelques indicateurs simples pour ces points d’étape : avancement des travaux votés, taux d’impayés, nombre de sinistres clôturés. Vous passerez ainsi d’une relation simplement réactive à une relation véritablement pilotée.

Check-list trimestrielle : pièces à demander, vérifications prioritaires

Chaque trimestre, pour mener à bien les missions du conseil, sollicitez auprès du syndic le grand livre, la balance et le relevé bancaire du compte séparé ; vérifiez l’état des impayés et les actions engagées ; passez en revue les marchés en cours (bons de commande, avenants, échéances) et l’état des sinistres (déclarations, indemnisations, clôtures) ; faites enfin un point sur le PPT/DTG pour anticiper les résolutions à inscrire à l’AG. Avec ces vérifications, régulières et documentées, vous mettez toutes les chances de votre côté pour un contrôle du syndic le plus efficace possible.

Quand et pourquoi vous faire accompagner d’un avocat ?

Certaines situations particulières exigent que les conseils syndicaux s’entourent d’un conseil expert :

• Pour la relecture et l’actualisation du règlement de copropriété
• Pour l’adoption de décisions sensibles : gros travaux, délégations de pouvoirs, choix contractuels ; sécurisation de l’ordre du jour et des majorités (art. 24/25/26 loi 1965).
• En cas de contentieux avec le syndic, un copropriétaire (troubles, impayés) ou un prestataire (malfaçons, pénalités).

Vous faire accompagner par un avocat expert en droit de la copropriété assure une prévention du risque, un gain de temps et un respect des formalités légales pour l’ensemble des démarches amiables ou contentieuses.

Besoin de sécuriser une décision d’AG, de cadrer un chantier sensible ou de sortir d’un blocage avec votre syndic ? Prenez dès maintenant rendez-vous avec Maître Jean-Marie de Poulpiquet, avocat en droit de la copropriété, pour analyser votre situation et définir un plan d’action adapté.

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Vos questions les plus fréquentes

1. Le conseil syndical peut-il convoquer une AG ?
   Oui, après mise en demeure du syndic restée sans réponse pendant 8 jours, le président peut la convoquer lui-même. Veillez toutefois à bien respecter la procédure (LRAR, pièces, délais).

2. A-t-il accès à tous les documents comptables ?
   Oui. Il contrôle la gestion du syndic : comptabilité, répartition des dépenses, marchés, budget. Un accès aux pièces utiles est prévu par le décret 1967, art. 26.

3. Peut-on rémunérer les membres du conseil syndical ?
   Non. Il s’agit de fonctions bénévoles ; les frais justifiés sont à la charge du syndicat, en application du décret de 1967, art. 27.

4. Comment fonctionne la délégation de pouvoirs donnée par l’AG ?
   L’AG peut déléguer ponctuellement ou généralement des décisions au conseil, pour 2 ans maximum, renouvelable, avec plafond et exclusions (budget, comptes, adaptation du règlement).

5. Que faire en cas de carence du syndic ?
   Mettre en demeure par LRAR. À défaut, le président peut convoquer l’AG ; sinon, saisine du tribunal pour désignation d’un mandataire.

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